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招聘流程

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招聘流程的设计首先要考虑所在公司的实际情况,根据需要进行各个步骤的增删修改。其次,需要绘制招聘流程图,以最直观的方式展示工作步骤,既方便HR进行操作,又利于用人部门理解。完善的招聘流程,是体现雇主品牌的有效方式之一,可以有效提升企业在应聘者心目中的形象。在此,可以根据下面这张图进行流程设计:

——招聘申请环节——

用人部门提交的招聘申请应经部门领导、HR部门领导、公司专管高层人员的批复,同时,还应与人员计划相适应,以此避免用人部门无所顾忌地扩充人员,或是在招聘中途无故对个别事项进行修改。

人员计划是根据下一年度公司经营战略制定的人员规划方案,对公司的人力资源运营有极大的指导作用。在人员计划制定的时候,HR应与各部门一同,商讨确定来年的招聘计划。因此,在用人部门将招聘计划交到HR手中时,HR应先对招聘岗位及人员数进行检讨,确定招聘的必要性。

用人部门制作的招聘申请应包含以下几方面内容:招聘岗位、招聘原因、工作内容、招聘人数、招聘条件、要求到岗日期等。如果企业已经全面制作了岗位说明书,那么用人部门的招聘申请就可以简化许多。在HR收到招聘申请时,先不要急于刊登招聘信息,而是先要对岗位职责及招聘条件进行深入分析。在这里要考虑的是用人部门的隐形要求,可以直接与用人部门沟通,也可以通过侧面分析确定。比如,有的部门工作氛围比较活跃,那么招聘岗位的隐形条件中就应有“性格外向、沟通能力强”这一条;有的部门领导会偏向具有可塑性的应届毕业生,有的领导就可能偏向经验丰富的候选者,这些内容都需要HR去了解。

——招聘方式选择——

常用的招聘方式有网络招聘(招聘网站、APP)、社会招聘会、校园招聘(校园宣讲、校园招聘会、就业网站信息登录)、猎头、内部竞聘、员工推荐等,可根据招聘岗位及条件进行方式的选择。如果企业需要大批量引入新人,可以考虑校园招聘;如果需要业内的高端专业人士,可以考虑猎头或员工推荐;对于一线员工的招聘,也可以考虑当地政府机关下属的人才市场或代理招聘公司;招聘需求量不大的话,可以考虑网络招聘。

方式确定后就要制定一个日程计划,内容的繁简程度可以依据招聘人数来确定。有计划地进行招聘,可以防止招聘工作进展过慢,同时也可以随时给用人部门以反馈。

另外,还需要针对招聘方式进行费用预算,有些企业会在年初或年末制定一份整体的招聘计划,在具体实施时再进行检讨。如果招聘需求较小的话,一般不需要复杂的预算方案。

最后,在公布招聘信息时,要注意避免出现带有歧视性质的字眼,同时要确保招聘信息内容明确、条例清晰、格式整齐。在进行网络招聘时,公司的信息一定要补充完整,因为这是应聘者了解公司的一个窗口,同时也是变相为雇主形象进行广告。

——简历筛选阶段——

前期工作都完成之后,就可以正式进入招聘阶段。简历筛选是考察候选人的第一步,要根据筛选标准抓住其中的重点信息。比如,个人基本信息、每段工作经历的时间长短、以往工作内容的相关性、在校学生活动情况等。在此建议企业建立自己的人才库,对于简历筛选过程中不符合当前招聘岗位要求,或者日后面试中未能录取的人员,可以做好记录,将简历放进人才库保存,以备将来有其他相关岗位需求再与之联系。筛选到合适的简历后,可以先进行电话沟通,目的有三:1.对简历中一些不明事项进行简单沟通;2.介绍公司及岗位的基本情况;3.初步考察应聘者的性格、态度。(这部分内容在其他文章中有详细说明,在此不赘述)如果双方沟通的比较融洽,就可以考虑面试邀约。同时,不论是否搜集到合适的候选人,HR都应积极与用人部门沟通,进行进度反馈,报告招聘现状及下一步计划。一方面防止用人部门的招聘计划有变却未及时告知,另一方面也体现了HR工作的专业性。

——笔试面试环节——

在这里首先应注意邀请的候选人数,对于首次面试,一般是由HR部门进行主导,建议大量面试候选人,以确保筛选到最合适的人选。而在终面环节,如果是一般性岗位,建议录取人数与推荐候选人的比例为1:3。候选人推荐过多容易增加选择的困难度,过少的话则难以达到预期的招聘效果。如果是高端岗位面试,则可以减少候选人推荐,重点确保候选人的优秀程度。

在进行面试安排时,首先考虑的是面试次数。如果不是非常高端的岗位,或是大型集团公司的话,建议尽量减少面试次数。人数较少的企业,建议面试在一天之内完成。如果面试周期比较长,最好中途及时与优秀候选人进行沟通。其次,在面试时间上,如果是HR部门主导阶段,可以尽量跟随应聘者的时间进行安排,以确保面试参与率,在此也可以考虑视频面试。

笔者曾听一位HR同行讲过一次“抢人才”的经历,同行所在公司与一家竞争公司同时邀约了一位候选人。两家公司地点很近,所以同行特意将面试时间定在竞争公司面试之后,让应聘者免去路上的奔波之苦。同行知晓自己公司的福利待遇低于竞争公司,因此就在时间上争取了机会。在进行一次面试之后,马上向领导申请进行了终面,结束后立即通报应聘者被录取,安排办理后面的入职手续。而应聘者在给竞争公司打电话问后面的面试安排时,对方回应是遥遥无期。由此可见,面试安排对于招聘成果的重要性。

有些公司会习惯增加笔试环节,对于专业性较高的岗位,有必要进行笔试考察,但是对笔试题目的选取一定要具有专业性。笔者之前在面试财务岗位时,曾在网上找了一些专业性考题,在拜托财务部门同事进行测试后发现,很多题设都是错误的。

最后是针对面试官的安排,这里主要是针对用人部门的面试官,建议有能力的公司在日常组织一些面试官培训,以提高面试水平。另外,建议为每名应聘者制作面试打分表,其中包括能力项目得分、面试官印象、录取结果,重点是要让用人部门的面试官在打分表上签字,确保事后不会随意变更。

——面谈&体检环节——

确定录取之后,有条件的公司可以进行简单的背调,或是委托专业背调公司,对应聘者的以往经历进行证实。而在通报录取的同时,应将公司的福利待遇情况主动向应聘者说明清楚,其中包括劳动合同签订年限、试用期待遇、五险一金基数及比例、用餐、交通等应聘者可能关心的问题。在双方都认可之后,安排应聘者进行体检,在此之前也同样有义务告知体检项目。与用人部门和应聘者确定入职日期后,就可以正式发送offer,但在制作offer时,应注意其中可能产生法律风险的地方。

——办理入职——

在入职当天,最需要注意的是要求应聘者提交的相关资料,应做好资料审核工作,必须保证其真实性、合法性,尤其是身份证明、学历证明(可以提前查询真伪)、工作经历证明(解除劳动关系证明、劳动合同、社保记录)等。同时,手续办理过程中,一方面要确保合法性,另一方面要完善,比如劳动合同的签订、个人信息的完善、规章制度告知等。为了帮助新入人员快速适应公司,建议在当天对其进行简单的入职培训,包括介绍公司基本情况、工作氛围情况、组织结构、部门架构、领导风格等,有利于新入人员对实际情况的熟悉。

——人才确保——

在人员录用一段时间后,本着对用人部门负责的态度,可以进行HR回访追踪,向用人部门了解新入人员情况,如果发现新入人员工作表现让用人部门领导不甚满意,可以与新入人员进行沟通,帮助其发现问题,确保人员稳定性。同时,HR有义务提醒用人部门做好试用期评价工作,对于给录取人员确定的业务目标及其日常表现都要体现在文字上,以防止其在试用期无法通过时产生法律争议。

在招聘流程确定之后,建议让公司最高领导签字确认,向所有用人部门领导进行发送。同时,也可以向用人部门解释,有了完善的流程,才能顺利地进行招聘工作,才能确保招聘的质量。

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